Poczekalnia to pierwsze miejsce z jakim maja kontakt nasi klienci. To jakie zrobi na nich wrażenie, ma niebagatelny wpływ na to co pomyślą o nas i jak będzie wyglądać dalsza współpraca. Zatem zadbajmy i zatroszczmy się o komfort i wygodę spędzanych w niej chwil, tak by czas się nie dłużył, przyjemnie upłynął, a ogólne wrażenie pozostanie na długo pozytywnie zapamiętane. Zacznijmy od wydzielenia odpowiedniego miejsca, które będzie dobrze reprezentować firmę, a jednocześnie zapewni tyle miejsca, by swobodnie zagospodarować je dla klientów. Najczęściej w większości firm takie poczekalnie są umieszczone blisko wejścia do biura, niedaleko recepcji, gdzie klient powinien oznajmić swoje przybycie i oczekiwać na pomoc ze strony personelu firmy. W zależności od charakteru i działalności firmy, wyznaczamy wielkość tego typu przestrzeni, jeśli spodziewamy się sporej ilości osób, poczekalnie powinna być odpowiednio szeroka i przestronna, jeśli natomiast przybycie gości jest sporadyczne, poczekalnia może być niewielka, acz wygodnie urządzona. Wystrój i charakter poczekalni oczywiście zależy od upodobań i gustu właścicieli, jednak w większości stawia się tutaj na nowoczesność i styl minimalistyczny.
Centralnym miejscem takiego pomieszczenia jest miejsce w którym klient może usiąść i spokojnie oczekiwać na swoją kolej spotkania z pracownikami firmy. Ważne, aby było przede wszystkim wygodne, bez względu na to czy będzie to krzesło czy kanapa. Kolory są również istotne, najlepiej wybierać stonowaną kolorystykę, biel, beże lub też bardzo popularna czerń. Kolory bardziej ostre i żywe także są modne, jednak zachowajmy tutaj proste kształty i formę. Rozwiązania w których przeważają mocne kolory, niebanalne kształty i wygląd są preferowane przez firmy gdzie liczy się kreatywność i dynamika w działaniu, taka aranżacja ma podkreślić charakter firmy i odwagę w działaniu. Jednak pamiętajmy o zachowaniu pewnego umiaru, aby nasz klient nie poczuł się zbyt przytłoczony barwami lub wybranymi elementami. Obok siedziska ważne jest również to jaki stolik wybierzemy, powinien być w podobnym stylu i charakterze. Warto dodać rożne czasopisma i gazety, a także zapewnić dostęp do internetu bezprzewodowego. Oświetlenie i kolory ścian są także bardzo ważnym elementem, który powinien współgrać z całością wystroju. Poczekalnia odpowiednio przygotowana na przyjęcie klienta to klucz do sukcesu wielu firm i najlepsza jego wizytówka.
