Prawidłowo urządzony sekretariat powinien wywierać przyjazne wrażenie na każdym kto przekroczy jego progi. Nie jest to łatwe zadanie, gdyż będą w nim przyjmowane osoby w różnym wieku, różnej płci, posiadające własny smak i gust. Zatem jak wykreować takie wnętrze? Najlepiej aby dominowała w nim przestrzeń, ściany bezpieczniej jest pomalować na jasne, pastelowe kolory, żółty doda ciepła pomieszczeniu, zielony wyciszy i uspokoi. Meble nie mogą zdominować struktury naszego idealnie opracowanego sekretariatu, najlepiej aby sprawiały wrażenie lekkich, stanowiących jedynie tło dla rozmieszczonych na nich sprzętach biurowych i dokumentach.
Oczywistą sprawą jest, że powinny być dobierane zgodnie z zasadą ergonomiczności i wzajemnej wygody pracowników i petentów. Unikajmy przesadnego zdobnictwa, mocnych akcentów, kierujmy się zasadą bezpiecznego minimalizmu. Biurko zazwyczaj ustawiamy na wprost drzwi, ułatwia to w znaczący sposób komunikację. Ogromną rolę odgrywa oświetlenie, unikać powinno się sztucznego światła w postaci neonówek, klienci lepiej poczują się w gabinecie oświetlonym przyjemnym światłem pochodzącym z ledowych żarówek, koniecznie o ciepłej barwie. Przyjmuje się zasadę, iż w pomieszczeniu w którym dominować będzie sztuczne oświetlenie , tylko 1/5 światła powinna pochodzić z oświetlenia górnego, reszta czyli 4/5 to np. lampka biurowa, czy kinkiet.
Pamiętajmy o kwiatach - najlepiej doniczkowych, ale dobierzmy je rozważnie. Mianowicie wcześniej zaplanujmy miejsce gdzie chcemy umieścić dany kwiat i na tej podstawie wybierzmy gatunek dla którego dane stanowisko będzie idealne, umożliwiające wzrost i rozwój. Zaznaczyć należy, że są odmiany kwiatów, które na przykład niejako pochłaniają promienie emitowane przez monitory komputerowe, dotleniając pomieszczenie, w znaczący sposób dodatkowo ocieplą wizerunek biura, odejmując mu surowości, a przydając poczucia sielankowej atmosfery, co bardzo odstresowuje i działa w sposób kojący na zmysły. Mile widziane będą np. dyskretne grafiki czy obrazy o przyjaznym wyrazie w niewielkiej liczbie, uświadamiające, że to nie tylko bezduszne miejsce pracy.
Generalnie powinniśmy stworzyć przestrzeń przyjazną petentowi kimkolwiek by nie był i sobie. W dobrze urządzonym gabinecie, każdy powinien czuć się komfortowo. Pamiętajmy o zachowaniu czystości, ładu i porządku, bo bez tego nie osiągniemy zamierzonego celu, jakim jest utworzenie idealnego sekretariatu. Oczywiście, ważną sprawą jest kapitał ludzki, czyli właściwa osoba za tym biurkiem w danym sekretariacie, która podejmie petenta kurtuazyjną pogawędką kiedy zajdzie taka potrzeba i uśmiechnie się przełamują tzw. pierwsze lody.
